Am 31. Dezember 2024 endet der jährliche Abrechnungszeitraum für die Betriebskosten. Als Vermieter haben Sie dann genau ein Jahr Zeit, die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Die rechtlichen Anforderungen hierfür sind streng. Ist die Abrechnung fehlerhaft, verliert sie ihre Gültigkeit. In diesem Fall muss der Mieter auch keine Nachzahlung leisten.

Was Vermieter wissen sollten

Unter Betriebskosten versteht man die regelmäßig entstehenden Kosten, die der Vermieter nach § 556 BGB einmal jährlich in einer Betriebskostenabrechnung auflisten und dem Mieter per Post zukommen lassen muss – insofern dieser monatliche Nebenkostenvorauszahlungen leistet. Die Abrechnung dient dazu, festzustellen, ob eine Nachzahlung fällig ist, da der Mieter z. B. mehr Energie verbraucht hat, als von der Pauschale abgedeckt ist, oder ob er stattdessen eine Rückzahlung vom Vermieter erhält.

Auch wenn beide Begriffe oft synonym verwendet werden, sind nicht alle Nebenkosten auch Betriebskosten. Während man unter Nebenkosten alle Kosten versteht, die für den Unterhalt einer Immobilie anfallen (also auch Aufwendungen für Verwaltung sowie Instandsetzung und -haltung der Immobilie, die vom Vermieter selbst zu tragen sind), beinhalten die Betriebskosten lediglich die nach § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) auf den Mieter umlagefähigen Positionen. Dazu zählen unter anderem Grundsteuern, Wasserversorgung, Heizung und Warmwasser, Gartenpflege, Müllabfuhr, Hausmeister sowie Haftpflicht, Glas- und Gebäudeversicherung. Sonstige Betriebskosten wie die Wartung von Rauchmeldern und Feuerlöschern oder das Reinigen der Dachrinnen dürfen nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag explizit aufgelistet sind (vgl. BGH-Urteil VIII ZR 167/03).

Diese Fehlerquellen drohen

So weit, so klar. Doch wo liegen die häufigsten Fehlerquellen? Auf was muss der Vermieter achten, um Streit mit dem Mieter zu vermeiden und seinen etwaigen Anspruch auf eine Nachzahlung zu wahren?

Frist nicht eingehalten.

Der häufigste Fehler ist auch der am leichtesten vermeidbare: Die Frist für die Erstellung und Zustellung der Betriebskostenabrechnung wurde nicht eingehalten. So muss die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2024 spätestens bis zum Mittag des 31.12.2025 im Briefkasten des Mieters liegen.

Falscher Umlageschlüssel.

Der Umlageschlüssel für die Betriebskosten richtet sich nach den Vereinbarungen im Mietvertrag. Um eine faire Kostenteilung zu gewährleisten, ist es üblich, verschiedene Verteilerschlüssel zu verwenden. Ist nichts anderes vereinbart ist, sind die Nebenkosten nach Wohnfläche zu verteilen. Anders sieht es bei verbrauchsabhängigen, den sogenannten warmen Nebenkosten für Heizung und Warmwasser aus. Der Verteilerschlüssel für jede Kostenart muss in der Abrechnung angeben werden.

Fehlerhafte Heizkostenabrechnung.

Die Heiz- und Warmwasserkosten werden zu mindestens 30 und maximal 50 Prozent nach der Wohnfläche und zu 50 bis höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch abgerechnet. Bei der verbrauchsabhängigen Abrechnung darf der Vermieter auch Fixkosten wie Grundgebühren oder Zählermiete umlegen.

Abrechnung ist unvollständig.

Neben dem Verteilerschlüssel müssen gemäß § 259 BGB folgende weitere Angaben in der Betriebskostenabrechnung aufgelistet sein: der Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten einer Kostenart, die Berechnung des jeweiligen Mieteranteils sowie der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.

Der Vermieter muss dem Mieter Einsicht in alle Abrechnungsunterlagen gewähren. Ist dieser nicht einverstanden, weil er die Abrechnung formell oder inhaltlich für fehlerhaft hält, weil sie nicht klar formuliert ist oder vom Mietvertrag abweicht, muss er innerhalb von zwölf Monaten Widerspruch einlegen.

Quellen: gesetze-im-internet.de, wiwo.de, mdr.de, fachanwalt.de, haufe.de, gev-versicherung.de, mietrecht.com, haus-und-grund.com, objego.de, mieterengel.de